Учет расходов. Как не ошибиться

Не секрет что налоговики нередко придираются к учету расходов, ставят расходы компании под угрозу, ищут различные причины, чтобы не принять их. Больше всего нареканий вызывают первичные документы по командировочным и представительским расходам. А какие еще затраты компаний опасны и как их отстоять?

Налоговики начали по-новому проверять первичку. Если раньше вопросы вызывали опечатки и иные ошибки технического характера, то сейчас проще – если первичка, пусть даже с ошибками, но не вызывает сомнений в операции и позволяет идентифицировать сделку, контрагента, сумму операции и дату ее совершения, то такие документы принимают и расходы по ним не снимают. Иначе считается, что документа нет, соответственно сделка признается нереальной и в учете расходов отказывают. Именно противоречия и несоответствия в первичных документах позволяют налоговым инспекторам выявлять схемы ухода от налогов.

Учет представительских расходов

По результатам опроса в социальных сетях чаще всего бухгалтера сталкиваются с претензиями налоговиков к первичке по представительским мероприятиям. Первое, что проверят инспекторы — отчет о деловой встрече.

Отчет о представительских расходах пишется в свободной форме и к нему прикладываются чеки с мероприятия. Это могут быть переговоры, собрания или совещания по производственным вопросам. Например, переговоры с потенциальным клиентом за деловым обедом, за который вы заплатили. Пропищите цель встречи, что обсуждали, итоги, а также имена и должности участников мероприятия.

Обязательно обратите внимание, чтобы время в чеках об оплате обеда совпадало со временем мероприятия по отчету. При этом проверяющие сопоставит размер представительских расходов с потенциальной выгодой от этого мероприятия. Согласитесь, что выглядит сомнительно, если вы потратите на обед 10 тысяч рублей при планируемой выгоде в 15 тысяч.

Компании вправе вручать друг другу подарки стоимостью не более 3 тыс. руб. (п. 1 ст. 575 ГК РФ). Перечень подарков, их стоимость и получателей также пропишите в отчете.

Но здесь есть нюанс, что подарки нужно вручать «в натуре», а не оплачивать их стоимость, чтобы получатель его сам забрал. Иначе это подпадает по термин «оплата чужих расходов» и в учете таких расходов откажут.

Учет командировочных расходов

В командировочных документах проверяющие сверяют даты, суммы и назначения этих сумм. Будьте внимательнее к датам. Если уехал в командировку директор и в период переговоров в другом городе был подписан договор, а место подписания город где находится ваш офис, то будьте готовы, что проверяющие будут говорить о фиктивности либо командировки, либо договора.

Точно также налоговики посчитают фиктивными расходы на командировки, если сотруднику начислили оплату не по среднему заработку, а за фактически отработанное время. В такой ситуации сотрудник одновременно не может находится и в командировке, и на основном месте работы.

Расходы на питание сотрудники часто не могут подтвердить кассовым чеком. Они представляют в бухгалтерию только счет, который получили от официанта. Требуйте кассовый чек, так как без него признать стоимость обедов не получится. Без кассового чека расходы на питание списывать нельзя, налоговики их не примут.

Налоговики очень подробно проверяют авансовые отчеты командированных сотрудников. Рекомендуем подробно записать все реквизиты, сверить даты из документов со сведениями из других бумаг о командировках.

Подтверждаем расходы актами исполнителя

Сегодня в эпоху развития информационных технологий можно получить многие услуги удаленно, поэтому некоторые бухгалтера не требуют, чтобы исполнитель услуг появлялся в их офисе лично. Например, консультации можно получить по телефону или по электронке, а также через удаленный доступ к базам данных. К таким сделкам налоговики присматриваются особенно, требуя при проверке подробно описать услуги в акте или отчете исполнителя. Иначе посчитают, что услуги прикрывают лишь вывод денег и завышение расходов.

Например, в одном из споров компании отказали в учете расходов на услуги столичного юриста, так как они не были расшифрованы и подтверждены ни билетами, ни чеками на топливо, ни квитанциями из гостиниц, где якобы проживал юрист.

Некоторые бухгалтера при получении акта с общей формулировкой типа «оказание услуг по организации мероприятия» и невозможности, по каким-либо причинам, получить от контрагента подробной расшифровки оказанных услуг, ради своего спокойствия прикладывали к таким актам видеозапись мероприятия. Очень хороший выход.

Рекомендуем во избежание вопросов инспекторов требовать от исполнителей переделывать акты с общими формулировками. Пусть расписывают все как можно подробнее и детальнее.

Учет расходов на бензин и зарплату водителей

При помощи путевых листов можно доказать расходы на бензин и зарплату водителей, реальность сделки по поставке товара или другой сделки. На что чаще обращают внимание при налоговой проверке?

На расчетное время, которое нужно на весь маршрут из путевого листа. Оно не должно превышать период между выездом авто из гаража и его возвращением. Если, например, машина выехала в 8 утра и ей предстоит проехать по маршруту 400 км., то она вряд ли вернется обратно в 16 часов. Если это межгород, они могут запросить данные из ГИБДД – покидала ли машина город в нужный им день. Если маршрут грузового автомобиля с разрешенной массой более 12 т проходит по федеральным трассам, налоговики могут запросить данные системы «Платон». При несовпадении данных реальность поездки будет под сомнением и учет расходов будет невозможен.